Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont Vopenia (« Vopenia », « nous »), éditrice du service OpenVisio (site web et applications mobiles iOS et Android), collecte et traite les données à caractère personnel de ses utilisateurs, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« loi Informatique et Libertés »).

OpenVisio est une solution de visioconférence permettant de créer et de rejoindre des réunions vidéo, en temps réel, depuis le web et les applications mobiles.

OpenVisio est un client qui vous permet de vous connecter à plusieurs plateformes de visioconférence : la plateforme OpenVisio opérée par Vopenia, ou des plateformes tierces (par exemple Clever Cloud, ou Visio, l’application de La Suite numérique de l’État). Les données traitées par Vopenia dépendent de la plateforme que vous choisissez : lorsque vous vous connectez à une plateforme tierce, votre authentification et vos données de réunion sont gérées par cette plateforme et son fournisseur d’identité — Vopenia ne les collecte pas. Par ailleurs, les flux audio et vidéo transitent en temps réel via WebRTC, à travers l’infrastructure de la plateforme concernée, et ne sont pas transmis à un service tiers.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Vopenia, SAS (Société par Actions Simplifiée), siège social : 31 rue Caroline Aigle, 33700 Mérignac, France
• Contact : contact@vopenia.io

2. Contact — protection des données

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles :

• Par e-mail : contact@vopenia.io
• Par courrier : Vopenia, 31 rue Caroline Aigle, 33700 Mérignac, France

3. Catégories de données traitées

Nous traitons les catégories de données suivantes :

3.1 Données de compte et d’identification

Ces données ne sont traitées par Vopenia que lorsque vous créez un compte sur la plateforme OpenVisio opérée par Vopenia (app.openvisio.fr) : adresse e-mail, nom et prénom (ou pseudonyme), mot de passe (stocké sous forme hachée).

Lorsque vous vous connectez à une plateforme tierce (par exemple Clever Cloud, ou Visio de La Suite numérique via ProConnect), l’authentification et l’identité sont gérées par cette plateforme et son fournisseur d’identité : Vopenia ne collecte ni ne conserve votre adresse e-mail ou vos identifiants. Ceux-ci servent uniquement à vous connecter à la plateforme choisie et restent sur votre appareil ou chez cette plateforme.

3.2 Données techniques et de connexion

Adresse IP, identifiants de session et de connexion, type et version de navigateur, système d’exploitation, identifiants d’appareil, journaux (logs) de connexion et d’utilisation, horodatages.

3.3 Données relatives aux réunions

Identifiant et lien de réunion, date, heure et durée, liste et rôle des participants, paramètres de réunion, éventuels messages de discussion (chat). Les flux audio et vidéo échangés pendant les réunions transitent en temps réel via la technologie WebRTC, à travers l’infrastructure de la plateforme concernée — sans être transmis à un service tiers — et ne sont pas enregistrés par défaut. Un enregistrement ne peut avoir lieu que s’il est explicitement activé par un utilisateur habilité ; les participants en sont alors informés. Lorsque vous utilisez une plateforme tierce, les métadonnées de réunion ci-dessus sont traitées par cette plateforme, et non par Vopenia.

3.4 Données issues des permissions des applications mobiles

Voir la section 10 pour le détail. Il s’agit notamment des accès à la caméra, au microphone, aux contacts (facultatif), au Bluetooth, aux capteurs de mouvement et aux notifications.

3.5 Données de diagnostic et de plantage

Rapports d’erreurs et de plantages (via Bugsnag) : type d’erreur, version de l’application, modèle d’appareil, système d’exploitation, journal technique associé à l’incident.

3.6 Données de support et de communication

Contenu des demandes que vous nous adressez par e-mail et données nécessaires à leur traitement. Le formulaire de contact du site ouvre votre logiciel de messagerie (lien mailto:) et envoie votre message directement à contact@vopenia.io : il n’est pas collecté par un serveur intermédiaire.

Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD et ne procédons à aucune prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques.

4. Finalités et bases légales des traitements

Conformément à l’article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur une base légale :

Finalité	Base légale (art. 6 RGPD)
Création et gestion du compte, authentification (y compris ProConnect)	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Fourniture du service de visioconférence (réunions, audio/vidéo temps réel, partage de lien, gestion des participants, notifications d’appel)	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Accès caméra / microphone nécessaires à la visioconférence	Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; autorisation système au niveau de l’appareil
Fonctions facultatives (import de contacts, Bluetooth)	Consentement (art. 6.1.a), révocable à tout moment dans les réglages de l’appareil
Notifications push (y compris VoIP) pour les appels entrants	Exécution du contrat / intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement des appels (art. 6.1.b / 6.1.f)
Sécurité, prévention des fraudes et abus, maintien de l’intégrité du service	Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Diagnostic, correction des plantages et amélioration de la stabilité (Bugsnag)	Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Mesure d’audience et statistiques (si non exemptées de consentement)	Consentement (art. 6.1.a)
Communications marketing / newsletter (le cas échéant)	Consentement (art. 6.1.a)
Gestion des demandes de support	Exécution du contrat / intérêt légitime (art. 6.1.b / 6.1.f)
Respect des obligations légales et comptables, réponse aux réquisitions	Obligation légale (art. 6.1.c)

Ce tableau vise les traitements pour lesquels Vopenia est responsable : votre compte sur la plateforme OpenVisio et le fonctionnement de l’application. Lorsque vous vous connectez à une plateforme tierce, les finalités et bases légales relatives à votre compte et à vos réunions sont déterminées par cette plateforme.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements réalisés avant le retrait.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux personnels habilités de Vopenia et à ses sous-traitants, agissant sur instruction et dans le cadre d’accords de traitement conformes à l’article 28 du RGPD :

• Bugsnag (SmartBear) — remontée et analyse des rapports de plantage des applications.
• OVHcloud (SAS OVH, France) — hébergement de l’infrastructure de la plateforme OpenVisio et de ses données.
• ProConnect — service de fédération d’identité de l’État (uniquement pour les utilisateurs qui se connectent à Visio de La Suite numérique via ce mode).
• Le cas échéant, prestataires de paiement, d’e-mailing et d’assistance.

Les flux audio et vidéo ne sont transmis à aucun service tiers : ils transitent via WebRTC à travers l’infrastructure de la plateforme de visioconférence que vous utilisez. De même, lorsque vous vous connectez à une plateforme tierce (Clever Cloud, Visio de La Suite numérique…), celle-ci agit comme responsable de traitement indépendant pour votre compte et vos réunions, et Vopenia ne reçoit pas ces données.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Elles peuvent être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

6. Transferts de données hors de l’Union européenne

Nous privilégions un hébergement au sein de l’Union européenne. Le sous-traitant Bugsnag (rapports de plantage) peut toutefois être établi ou disposer d’infrastructures en dehors de l’UE, notamment aux États-Unis.

Dans ce cas, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens des articles 44 et suivants du RGPD :

• Clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne, et/ou
• adhésion du destinataire au EU-U.S. Data Privacy Framework lorsque celui-ci est applicable, et/ou
• mesures techniques et organisationnelles complémentaires (chiffrement, minimisation).

Une copie des garanties mises en place peut être obtenue en écrivant à contact@vopenia.io.

7. Durées de conservation

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies :

Donnée / finalité	Durée de conservation
Compte utilisateur (plateforme OpenVisio)	Durée de la relation contractuelle, puis suppression ou anonymisation à l’issue d’un délai de 3 ans après la clôture ou l’inactivité du compte
Métadonnées de réunion (journaux, participants)	12 mois
Flux audio/vidéo	Non conservés (temps réel) ; enregistrements éventuels : 30 jours
Journaux de connexion / logs techniques	12 mois (à titre indicatif, 6 à 12 mois pour les journaux de sécurité)
Rapports de plantage (Bugsnag)	90 jours
Données de facturation et comptables	10 ans (obligation légale)
Consentement (preuve)	3 ans à compter du recueil ou du dernier contact
Demandes de support	3 ans

Pour les connexions à une plateforme tierce, les durées de conservation des données de compte et de réunion sont définies par cette plateforme, et non par Vopenia.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement des flux en transit (WebRTC/DTLS-SRTP, TLS), chiffrement des mots de passe, contrôle des accès, cloisonnement, journalisation, sauvegardes, et sensibilisation des personnels. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifierons la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées, dans les conditions prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.

9. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès à vos données ;
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• Droit à la portabilité de vos données ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Comment exercer vos droits

Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à contact@vopenia.io, ou par courrier à 31 rue Caroline Aigle, 33700 Mérignac, France. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai maximum d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

Réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL — Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

10. Applications mobiles : permissions et données

Les applications OpenVisio (iOS et Android) sollicitent votre autorisation avant d’accéder aux fonctionnalités suivantes. Chaque autorisation peut être accordée ou révoquée à tout moment dans les réglages de votre appareil.

Permission	Finalité	Caractère
Caméra	Diffuser votre vidéo pendant les réunions	Nécessaire à la visioconférence
Microphone	Diffuser votre audio pendant les réunions	Nécessaire à la visioconférence
Contacts	Faciliter l’invitation de vos contacts à une réunion	Facultatif (consentement)
Bluetooth	Utiliser des périphériques audio (casques, enceintes)	Nécessaire au bon fonctionnement audio
Capteurs de mouvement	Adapter l’affichage et la qualité (orientation, détection d’activité)	Facultatif
Notifications push (dont VoIP)	Signaler les appels entrants et les événements de réunion	Nécessaire à la réception des appels

Données transmises aux magasins d’applications. Lorsque vous téléchargez ou utilisez l’application via l’App Store (Apple) ou Google Play (Google), ces plateformes traitent certaines données selon leurs propres politiques (identifiant de compte store, données d’achat le cas échéant, données de diagnostic). OpenVisio publie les informations requises par ces plateformes (fiche de confidentialité « App Privacy » d’Apple et section « Sécurité des données » de Google Play). OpenVisio n’effectue pas de suivi publicitaire (tracking) : aucune donnée n’est utilisée à des fins de publicité ciblée inter-applications ; le cas échéant, aucune autorisation « App Tracking Transparency » n’est demandée.

11. Cookies et traceurs

L’utilisation de cookies et de traceurs sur le site est décrite dans la Politique de cookies.

12. Mineurs

Le Service n’est pas destiné aux mineurs de moins de 15 ans. Conformément à l’article 7-1 de la loi Informatique et Libertés, lorsqu’un traitement repose sur le consentement et concerne un mineur de moins de 15 ans, celui-ci doit être recueilli conjointement avec le titulaire de l’autorité parentale. Si vous estimez qu’un mineur nous a communiqué des données sans autorisation, contactez contact@vopenia.io afin que nous procédions à leur suppression.

13. Modifications

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité afin de refléter les évolutions légales ou du Service. La version applicable est celle publiée à l’adresse du Service, avec mention de la date de dernière mise à jour. En cas de modification substantielle, vous en serez informé par un moyen approprié.